No Contas a Pagar existem duas formas bastante diferentes na sua utilização, que podemos chamar da forma simplificada e a forma avançada, onde a forma avançada é a forma que envolve o rateio.
Forma Simplificada:
Nessa modalidade o Contas a Pagar faz meramente um papel de agenda de gastos futuros, ou seja, o registro de uma conta com vencimento futuro não gera qualquer movimento financeira a não ser no ato da sua quitação. Ou seja, o registro é feito informando quem é o fornecedor e qual a conta contábil que fará contrapartida no lançamento de quitação. Exemplo:
- Pagamento de Aluguel: Nesse caso é informando o fornecedor (administradora ou proprietário do imóvel), a conta contábil referente a Alugueis de Imóveis, a data de vencimento e o valor. Esse cadastro enquanto não for quitado não gerará qualquer movimentação financeira e servirá para o relatório de Contas a Pagar e consulta em tela. Quando o pagamento for efetivado, haverá um lançamento de quitação, envolvendo a conta de onde partiu o recurso (banco ou caixa), ou seja, a conta de origem do recurso e já fazendo uso da conta previamente informada no registro do Contas a Pagar, no caso a conta referente a Aluguel de Imóveis como conta de contrapartida ao registo de saída de dinheiro. Desta forma, somente quando a quitação ocorre é que a movimentação financeira passa a existir, exatamente como ocorre no Contas a Receber.
Forma Avançada:
Já essa outra modalidade gera lançamentos financeiros conforme cada linha de rateio informada e ela passa a envolver uma conta temporária como conta de origem do recurso. Essa conta deverá fazer parte do grupo de contas do passivo do plano de contas e poderá ser intitulada como Contas a Pagar e pode ser uma conta única ou desdobrada em várias, como Contas a Pagar – Cartão de Crédito, Contas a Pagar – Fornecedores e etc. Nessa modalidade tudo muda de figura e a conta a ser informada como conta contábil no registro do Contas a Pagar, que no exemplo anterior era a de aluguel, passa a ser essa conta do passivo. Ou seja, ao invés de ser uma conta de destino final, para onde o dinheiro irá se destinar (aluguel), será a conta de onde o dinheiro irá partir.
Uma vez feito o registro do Contas a Pagar informando a conta do passivo no Contas a Pagar, faz-se os lançamentos de rateio, que automaticamente terão como conta principal essa conta de origem do recurso e em cada passam a ser informados as contas de destino final, mantendo o exemplo anterior, seria ai que entraria a conta de aluguel.
Os lançamentos de rateio podem ser do tipo para reembolso de despesas, nesse caso deve-se marcar o campo “C/C Cliente” ou podem ser contas de despesas internas, para tanto, esse campo deve ser desmarcado. Ao marcar, deverá ser informado o cliente e o caso, já se desmarcado, essas informações são dispensadas.
Finalmente, quando houver a quitação desse contas a pagar na modalidade avançado, o lançamento gerado será da origem do pagamento (banco ou caixa) contra essa conta do passivo, desta forma, exemplificando contabilmente teríamos:
Rateios:
- Contas a Pagar -> Aluguel: R$ 10.000
- Contas a Pagar -> Condomínio: R$ 5.000
Total na conta “Contas a Pagar”: R$ 15.000
Pagamento:
- Banco Itaú -> Contas a Pagar: R$ 15.000
Saldo resultando na conta “Contas a Pagar” R$ 15.000 de crédito – R$ 15.000 de débito = R$ 0,00
Ou seja, o saldo mantido na conta “Contas a Pagar” somando-se todos os contas a pagar lançamentos e abatendo todos os pagamento realizados, seria o que ainda falta a pagar.
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